Hogyan lehet az onboarding hatással az üzleti célszámokra?
Az eredeti cikk a Behaviour Magazinban jelent meg.
Azok a cégek, akik egy jól felépített onboarding programot használnak házon belül 50%-kal magasabb dolgozói megtartást produkálnak–derül ki a Harvard Business Reviewból. Vajon hogyan lett az onboarding a megtartás egyik legfontosabb eszköze? Hogyan lehet gamifikálni az onboarding folyamatot? Tényleg hatással lehet-e az onboarding a ROI-ra?
Azt már régóta tudjuk, hogy az onboarding egy olyan terület, amit nem lehet kikapcsolni egy vállalat sikeres irányításában. Az employee experience hármasában, vagyis a bevonzás-elkötelezés-megtartásban a legutóbbit erősítő folyamat akár ahhoz is hozzá tud járulni, hogy mennyire lesz sikeres egy üzleti év.
Miért lett manapság ennyire fontos a jó onboarding?
Már a pandémia előtt is érzékelhető volt, hogy sok cégnél nincs kidolgozott onboarding, a Harvard Business Rewiev szerint a cégek 1/3-ánál hiányos ez a folyamat. Magát az igényt az elmúlt 2 év még inkább felerősítette. Megjelent az online toborzás, a pandémia lecsendesedésével pedig egy olyan trenddel nézünk szembe, amivel eddig reméltük, hogy nem kell. Egyre nehezebb megtartani az új embereket, sokan az első hetek, napok után mondanak fel.
Pedig egy új kolléga elvesztése több százezer forinttól akár egy millió forintig is terjedhet (célcsoporttól függően – kékgalléros kolléga elvesztése olcsóbb, mint egy fehérgallérosé). Az úgynevezett onboarding ROI (Return Of Investment) az onboarding hatékonyságra is alkalmas szám. Megmutatja, hogy mekkora veszteség lenne egy új belépő elvesztése bizonyos időszakok után (pl. első nap vagy a tréningek befejezése után). Minél tovább itt van velünk egy kolléga, annál magasabb lesz ez a szám.
Az onboarding ROI viszont már nemcsak a HR felelőssége, hanem minden vezetőé és kollégáé, aki be van vonva az új kolléga betanításában. Az elmúlt években kiszélesedett az onboardingban résztvevők száma, a HR-en túl a közvetlen főnök, csapattársak és a társterületeknek is hatása van az elégedettségre. A fentebb említett szempontok is kiemelik, hogy minden egyes résztvevő tudja, mi az ő felelőssége, feladata új kolléga érkezésekor. (Erre akár egy-egy checklistet is létrehozhatunk.)
Preboarding, első munkanap és onboarding hármasa
Az onboarding már ott kezdődik, hogy a jelöltet megkeressük telefonon az ajánlattal, amire ő azt válaszolja, hogy: „ez egy nagyszerű hír, elfogadom az ajánlatot és már alig várom, hogy csatlakozzak a csapatba.” Maga az onboarding folyamata három részre bontható: az úgynevezett preboarding, ami a telefonos ajánlattétel elfogadásától tart az első belépési napig. Ide tartozik az, hogy milyen formában tájékoztatjuk az új belépőt az első napjáról, a fogadtatásról és a belépést megelőző adminisztrációról.
Ezt követi az első munkanap, ami, mint minden első találkozás kulcsfontosságú. Itt ismerkedik meg az új kolléga a leendő csapatával, vezetőjével, a munkakörnyezettel és megkapja a munkavégzéséhez szükséges eszközöket és tudást.
Az onboarding további része 3 hónaptól akár 12 hónapig is eltarthat. Ebben az időszakban kapja meg az új belépő a szükséges szakmai tréningeket, on-the-job feladatokat, illetve visszajelzést is adhat vezetőjének, mentorának. Ez az az időszak, amit nagyon sok cég alábecsül. Sokszor 1 év kell ahhoz, hogy az új belépő magabiztosan és önállóan tudja végezni a rá bízott feladatokat. Ha pozitív az onboarding folyamat, akkor az új kollégák háromszor felkészültebbek és sikeresek lesznek a Gallup riportja szerint.
3 eszköz, amivel hatékony lesz az (online) onboarding
Az onboarding hatékonyságot leginkább fix és jól működő rendszerekkel lehet növelni.
- Online onboarding kalendár
Ha online toborzás, akkor onboarding kalendár. Erről az eszközről sokunknak az az adventi kalendár juthat eszébe, aminél minden egyes nap 1-1 új ablak kinyitásával jutunk hozzá apró édességekhez. Az onboardingnál is ez a metodológia. A különbség az, hogy az édesség helyett értékes és hasznos információkat, összefoglalókat, kihívásokat és kvízeket rejtünk el minden ablak mögött. Pl. kerülhet egy összefoglaló a juttatásokról, egy prezentáció a cégről, egy kisokos a rendszerekről, egy összefoglaló videó a munkáltatói értékekről. A cél az, hogy tudatosítsuk ezeket az információkat. Vagyis az új kollégák többször találkozzanak az anyaggal. Mivel az információ akkor fog nagyobb valószínűséggel megérkezni hozzájuk és közben belevigyünk játékosítást is az onboarding kalendárba.
- Új belépő kézikönyv
Minden információ egy helyen már az első munkanapon: ez a célja az új belépő kézikönyvnek. Lehet nyomtatott vagy online formában is elkészíteni. Fő szempont, hogy az új kolléga hozzájusson írott formában is az információkhoz, ha kell újra tudja olvasni a legfontosabb anyagokat. Érdemes beletenni az alapvető információkon túl (cégbemutató, belépéshez kapcsolódó információk, juttatások, szervezeti felépítés, munkaidő..stb.) gamifikációt is. Miért ne lehetne az új belépő első 8 hetére olyan kihívásokat szervezni, amiket, ha teljesít, akkor egy bögrét/laptoptáskát vagy bármilyen más ajándékot kap?
- Mentor közösség és rendszer
A mentor program célja, hogy az új belépő kolléga már az első naptól kezdve tudjon egy dedikált emberhez fordulni kérdéseivel kapcsolatban. Ezen túl a személyes fejlesztés, visszajelzés, és az onboarding folyamat és tréning anyagok átnézése is tartozhat a mentorfelelősség alá. A mentor programot egy közösség kialakításával tudod a következő szintre emelni. Először mentor képzést és tréninget biztosítunk, egy közös felületet, ahol meg tudják beszélni a felmerülő kérdéseket. Illetve a mentor bónusz is az ösztönző eszközök táborát erősíti.
+1 Onboarding elégedettség visszajelzés
Érdemes rendszeres visszajelzést kérni (1-3-6 hónap eltelte után, vagy a nagyobb mérföldköveknél) az onboarding folyamat elégedettségére az új belépőktől. Ezt lehet online formában egy anonim form kitöltésével, vagy akár személyesen a mentorokon keresztül.
Ezeket a kérdéseket gondold át ahhoz, hogy a következő szintre emeld az onboarding folyamatodat:
